Miten tunnistat hallinnolliset tehtävät, jotka kannattaa ulkoistaa ensin?

Hallinnollisten tehtävien ulkoistaminen kannattaa aloittaa tehtävistä, jotka keskeyttävät työpäivää ja jäävät silti keskeneräisiksi. Pienyrittäjän kalenterissa tällaisia voivat olla laskujen selvittäminen, sopimusten kokoaminen, ohjelmistojen vertailu tai palveluihin liittyvät yhteydenotot. Kun yksi henkilö ottaa vastuulleen asian etenemisen, sinun ei tarvitse pitää jokaista yksityiskohtaa muistissa. Me hoidamme yksittäisiä tehtäviä ja laajempia kokonaisuuksia yrityksesi tarpeen mukaan.

Hallinnollisten tehtävien ulkoistaminen alkaa toistuvasta työstä

Kirjaa viikon ajan ylös tehtävät, joihin palaat useammin kuin kerran. Hyvä ulkoistettava työ on selkeä kokonaisuus, jonka tekeminen ei edellytä omaa päätöstäsi joka vaiheessa. Laskutuksen taustaselvitykset, sopimusten tietojen kokoaminen ja eri palveluiden yhteydenpito sitovat aikaa pieninä jaksoina. Ne rikkovat keskittymisen, vaikka yksittäinen tehtävä tuntuisi lyhyeltä.

Tunnista myös työ, joka odottaa seuraavaa vapaata hetkeä. Jos sopimusvertailu, ohjelmiston käyttöönottoon liittyvä selvitys tai asiantuntijan etsiminen siirtyy viikolta toiselle, asia tarvitsee omistajan. Me selvitämme vaihtoehtoja, kokoamme olennaiset tiedot ja koordinoimme tarvittaessa oikeita tekijöitä. Saat itsellesi päätöksenteon kannalta olennaisen kokonaisuuden ilman, että selvitystyö jää oman työpäiväsi reunoille.

Aloita työstä, joka toistuu, vaatii selvittelyä ja jää helposti kesken.

Ulkoista hallinnolliset tehtävät, joista kertyy aikaa

Laske tehtävään kuluva kokonaisaika, älä vain yhtä työvaihetta. Jos käytät laskuihin liittyviin selvityksiin 45 minuuttia neljänä päivänä viikossa, aikaa kuluu neljän viikon jaksossa 12 tuntia. Lisää mukaan sähköpostit, tiedon etsiminen, muistuttaminen ja keskeytykset. Näin näet, paljonko aikaa tehtävä vie ennen kuin työ pääsee valmiiksi.

Aloita työstä, jonka vapauttama aika palvelee yrityksesi tärkeintä tavoitetta. Jos myyntitapaamiset, asiakastyö tai henkilöstön johtaminen jäävät hallinnollisten asioiden vuoksi sivuun, tehtävien siirtäminen meille voi selkeyttää työviikkoa. Saat myös apua siihen, että rajaat kokonaisuuden sopivaksi. 100 + 1 asiaa, jotka voit ulkoistaa auttaa tunnistamaan työn, jota ei tarvitse pitää omalla pöydällä.

Priorisoi ulkoistettavat tehtävät vaikutuksen perusteella

Valitse ensin tehtävä, jossa yhdistyvät kolme asiaa: se toistuu, se vaatii selvittelyä ja se viivästyy helposti. Esimerkiksi webinaarin järjestäjä voi käyttää tunteja osallistujaviestintään, tekniikan varmistamiseen, chattiin ja jälkiviesteihin. Me hoidamme webinaarin taustatuen, johon kuuluvat tekniikka, osallistujat, chat, tallenne ja jälkiviestit. Sinä voit keskittyä itse sisältöön ja osallistujien kohtaamiseen.

Seuraavaksi arvioi, tarvitseeko työ jatkuvaa vastuunkantoa vai yhden rajatun selvityksen. Yksittäinen kilpailutus tai ohjelmistovaihtoehtojen kartoitus voi ratkaista akuutin tarpeen. Jatkuva kumppanuus sopii tilanteeseen, jossa uusia asioita kertyy tasaisesti ja haluat yhden henkilön viemään niitä eteenpäin. Lue, milloin yritys hyötyy jatkuvasta asiainselvittäjästä.

Hallinnollisten tehtävien ulkoistaminen tuo asiat päätökseen

Ulkoistaminen toimii parhaiten, kun kuvaat lähtötilanteen, tavoitteen ja sen, mikä asiaa nyt hidastaa. Me sovimme työn rajauksesta kanssasi ja pidämme huolta, että selvitys, koordinointi tai käytännön tehtävä etenee. Kaikki asiakkuutemme alkavat kuukauden koeajalla, jonka aikana kumpi tahansa osapuoli voi päättää yhteistyön heti, jos yhteistyö ei vastaa odotuksia. Ota yhteyttä Asiainselvitystoimistoon, kun haluat siirtää ensimmäisen hallinnollisen kokonaisuuden pois omalta työpöydältä.