Miten saat sopimukset, laskut ja selvitystehtävät pois yrittäjän työpöydältä?

Hallinnollisten tehtävien ulkoistus antaa sinulle työrauhaa, kun sopimukset, laskut ja kesken jääneet selvitystyöt eivät katkaise päivääsi jatkuvasti. Otamme hoidettavaksemme yksittäisen tehtävän tai laajemman kokonaisuuden, kokoamme tarvittavat tiedot ja pidämme asiat liikkeessä. Sinä päätät, mihin haluat käyttää oman työaikasi, ja me huolehdimme sovituista käytännön asioista.

Hallinnollisten tehtävien ulkoistus alkaa työpöydän kartoituksesta

Aloita kokoamalla näkyviin tehtävät, jotka palaavat viikoittain tai jäävät odottamaan sopivaa hetkeä. Tällaisia ovat esimerkiksi sopimusten vertailu, laskutukseen liittyvät selvitykset, ohjelmistojen vaihtoehtojen kartoittaminen ja yhteydenpito eri tahoihin. Tehtävää ei tarvitse osata määritellä valmiiksi. Kerrot meille tilanteen, tavoitteen ja käytettävissä olevat aineistot, minkä jälkeen sovimme työn rajauksesta ja vastuunjaosta.

Hallinnollinen työ kuormittaa usein siksi, että sama asia vaatii tietojen etsimistä, useita yhteydenottoja ja päätöksen valmistelua. Esimerkiksi kolme 25 minuutin selvityspyyntöä, kaksi 15 minuutin laskuasiaa ja yksi 45 minuutin sopimuskysymys vievät yhteensä 150 minuuttia. Kun tällainen työ siirtyy meille, saat kaksi ja puoli tuntia takaisin oman yrityksesi johtamiseen, myyntiin tai asiakastyöhön.

Saat työaikaa takaisin, kun sovitut selvitystehtävät etenevät ilman jatkuvaa keskeytystä.

Sopimukset ja laskut etenevät, kun vastuut ovat selkeät

Sopimus- ja laskuasioissa eteneminen nopeutuu, kun sovimme heti, mitä tietoja tarvitsemme sinulta, mitä selvitämme itse ja missä kohdassa tarvitsemme päätöksesi. Voimme hoitaa esimerkiksi vaihtoehtojen kartoitusta, yhteydenpitoa ja aineiston kokoamista päätöksenteon tueksi. Sinä säilyt päätöksentekijänä, mutta sinun ei tarvitse käyttää työpäivääsi jokaisen avoimen kohdan selvittämiseen.

Yksi yritys voi esimerkiksi pyytää meitä kokoamaan nykyiseen sopimukseen liittyvät kysymykset, selvittämään palvelun vaihtoehtoja ja pitämään yhteyttä mukana oleviin tahoihin. Saat yhteenvedon, jonka pohjalta päätös on helpompi tehdä. Jos lasku kaipaa lisäselvitystä, viemme asiaa eteenpäin sovitulla tavalla. Tutustu myös siihen, mitkä hallinnolliset tehtävät kannattaa ulkoistaa ensin.

Hallinnollisten tehtävien ulkoistus tuo järjestyksen selvitystyöhön

Selvitystehtävät laajenevat helposti, jos kukaan ei kokoa lähtötietoja, seuraa vastauksia ja vie asiaa seuraavaan vaiheeseen. Hallinnollisten tehtävien ulkoistus antaa jokaiselle asialle omistajan. Me selvitämme, kilpailutamme tarvittaessa palveluita ja ratkaisuja sekä koordinoimme erityisosaamista vaativien tekijöiden työtä. Saat tiedon siitä, missä vaiheessa asia on ja mitä päätöstä sinulta odotetaan.

Kilpailutus sopii tilanteeseen, jossa haluat verrata esimerkiksi työterveyttä, vakuutuksia tai ohjelmistoja ilman, että käytät itse aikaa vaihtoehtojen läpikäyntiin. Kokoamme vertailua varten olennaiset tiedot sovitun tarpeen mukaan. Voit myös hyödyntää maksutta 100 + 1 asiaa, jotka voit ulkoistaa -listaa, jos haluat tunnistaa työpöydältäsi siirrettäviä tehtäviä.

Jatkuva kumppani pitää asiat etenemässä

Jos hallinnollisia asioita kertyy jatkuvasti, Oma asiainselvittäjä antaa yrityksellesi nimetyn kumppanin asioiden hoitamiseen. Voimme ottaa vastaan uusia tehtäviä, seurata keskeneräisiä kokonaisuuksia ja koota tarvittaessa oikeat tekijät niiden ratkaisemiseksi. Malli sopii yritykselle, jossa yrittäjän tai vastuuhenkilön työpäivä katkeaa toistuvasti pieniin mutta aikaa vaativiin selvityksiin.

Jokainen yhteistyö rakennetaan tarpeen mukaan, ja asiakkuus alkaa kuukauden koeajalla. Koeajan aikana kumpi tahansa osapuoli voi päättää yhteistyön heti, jos työskentely ei vastaa odotuksia. Kun haluat pysyvän tavan pitää sopimukset, laskut ja selvitystyöt hallinnassa, tutustu jatkuvan asiainselvittäjän hyötyihin ja kerro meille, mitkä asiat odottavat työpöydälläsi.