Miten tunnistat laskutusprosessin pullonkaulat yrityksessä?

Laskutusprosessin pullonkaulat tunnistat seuraamalla, missä kohtaa lasku odottaa tietoa, hyväksyntää tai lähettämistä. Jos yrittäjä joutuu toistuvasti kysymään työn tilanteesta, etsimään laskutettavia tietoja tai korjaamaan laskuja, prosessi tarvitsee selkeämmät vastuut ja työvaiheet. Me autamme ottamaan hallinnolliset tehtävät pois työpöydältäsi, jotta laskutus pysyy mukana yrityksen arjessa.

Laskutusprosessin pullonkaulat näkyvät odotusajoissa

Kirjaa yhden tavallisen laskun kulku alusta loppuun. Merkitse, kuka toimittaa laskutettavat tiedot, kuka tarkistaa ne, kuka hyväksyy laskun ja kuka lähettää sen. Tarkastele myös vaiheita, joissa kukaan ei tee mitään. Pullonkaula syntyy usein silloin, kun työn valmistumisesta tieto jää tekijälle, vaikka laskutusta hoitava henkilö odottaa sitä toisessa järjestelmässä tai sähköpostissa.

Esimerkiksi viisi laskua voi jäädä odottamaan hyväksyntää kahdeksi työpäiväksi. Jos jokaisen laskun selvittelyyn kuluu 15 minuuttia, yrittäjän aikaa kuluu jo 75 minuuttia pelkkään tilanteen tarkistamiseen. Pieni viive kertautuu nopeasti, kun laskutus tehdään muun työn ohessa. Hallinnollisten keskeytysten vähentäminen auttaa tunnistamaan, missä kohtaa työpäivä pirstoutuu.

Kun jokaisella laskutusvaiheella on vastuuhenkilö ja sovittu tiedonkulku, laskut eivät jää odottamaan.

Selkeä vastuunjako poistaa laskutusprosessin pullonkaulat

Laskutus hidastuu, jos tehtävällä ei ole nimettyä omistajaa. Työn valmistumisesta ilmoittaminen, laskutusperusteiden kerääminen ja laskun hyväksyminen tarvitsevat kukin vastuuhenkilön. Kirjaa myös, millä tavalla tieto siirtyy seuraavaan vaiheeseen. Yksi sovittu kanava vähentää sähköpostiketjuja, muistiinpanoja ja kyselyjä, jotka jäävät muiden asioiden alle.

Sopimukset, hinnastot ja asiakkaan kanssa sovitut poikkeukset vaikuttavat laskun sisältöön. Kun tiedot ovat hajallaan, laskuttaja joutuu selvittämään samoja asioita useaan kertaan. Sopimusten, laskujen ja selvitystehtävien hoitaminen kokoaa nämä työt hallittavaksi kokonaisuudeksi ja vapauttaa aikaa varsinaiseen asiakastyöhön.

Korjaa laskutusprosessin pullonkaulat yksi vaihe kerrallaan

Aloita vaiheesta, joka aiheuttaa eniten odottamista tai kyselyjä. Voit sopia esimerkiksi, että työn tekijä toimittaa laskutettavat tiedot aina samalla tavalla heti työn valmistuttua. Seuraa muutosta muutaman laskutuskierroksen ajan. Jos hyväksyntä tai tiedonkeruu jää yhä yrittäjän vastuulle, tehtävän voi siirtää meille yksittäisenä kokonaisuutena tai jatkuvaan kumppanuuteen.

Me selvitämme, jäsennämme ja hoidamme yrityksesi hallinnollisia ja operatiivisia tehtäviä tarpeesi mukaan. Oma asiainselvittäjä kokoaa tarvittaessa oikeat tekijät ja pitää asiat etenemässä. Jatkuvan asiainselvittäjän hyödyistä voit lukea lisää. Aloitamme jokaisen asiakkuuden kuukauden koeajalla, joten yhteistyön toimivuuden voi arvioida käytännön työn kautta.