Miten vähennät webinaaripäivän teknistä stressiä?

Webinaaripäivän tekninen stressi vähenee, kun sovit vastuut ennen lähetystä ja annat yhdelle henkilölle kokonaiskuvan tekniikasta. Puhujan ei tarvitse samalla seurata chattia, päästää osallistujia sisään, ratkaista äänihaasteita ja muistaa tallennusta. Me hoidamme webinaarin taustatuen, jotta sinä voit käyttää energiasi sisältöön ja yleisöön.

Vähennä webinaaripäivän tekninen stressi vastuunjaolla

Nimeä webinaarille puhuja ja taustatukea hoitava vastuuhenkilö. Puhuja rakentaa esityksen, harjoittelee siirtymät ja päättää, mihin kysymyksiin hän vastaa. Taustatuki ottaa haltuun osallistujat, chatin, tallennuksen ja käytännön viestinnän. Kun roolit ovat selvät, puhuja ei joudu vaihtamaan tehtävästä toiseen kesken lähetyksen. Samalla osallistujat saavat vastauksen, vaikka puhuja olisi juuri äänessä.

Sopikaa myös, miten toimitaan tavallisissa keskeytyksissä. Jos osallistuja ei pääse mukaan, taustatuki auttaa häntä. Jos chatissa tulee kysymys, taustatuki kokoaa sen puhujalle sopivaan kohtaan. Jos esitysmateriaali pitää avata uudelleen, puhuja tietää, kuka hoitaa tilanteen. Webinaarin järjestäjän muistilista auttaa rytmittämään valmistelun ennen lähetystä, sen aikana ja sen jälkeen.

Kun taustatyöllä on vastuuhenkilö, puhuja voi keskittyä yleisöön ja sisältöön.

Rakenna tekninen valmistelu ennen webinaaria

Varaa yhteinen testaushetki, jossa käytte läpi käytettävän alustan, puhujan äänen, kameran, esitysmateriaalin ja tallennuksen. Tarkistakaa samalla, milloin lähetys avataan osallistujille ja kuka lähettää mahdolliset ohjeet. Yksi selkeä aikataulu vähentää viime hetken viestejä. Jos webinaari alkaa esimerkiksi klo 10, taustatuen kannattaa olla valmiina ennen kuin ensimmäinen osallistuja liittyy.

Valmistelu tuottaa hyötyä myös silloin, kun kaikki toimii suunnitellusti. Puhuja voi aloittaa rauhassa, koska toinen henkilö seuraa osallistujamäärää ja chattia. Me autamme tekniikan, osallistujien, chatin, tallenteen ja jälkiviestien kanssa. Enintään kahden tunnin webinaarin taustatuki maksaa 225 € + alv. Sovimme työn sisällöstä ennen toteutusta, jotta tuki vastaa juuri sinun tilaisuutesi rakennetta.

Pidä webinaaripäivän tekninen stressi pois puhujalta

Puhuja tarvitsee lähetyksen aikana työrauhan. Hän hyötyy eniten siitä, että hän voi katsoa kameraan, seurata omaa esitystään ja reagoida yleisön kysymyksiin sovituissa kohdissa. Taustatuki seuraa muita liikkuvia osia. Esimerkiksi asiantuntijapuheenvuorossa taustahenkilö voi nostaa chatista kolme toistuvaa kysymystä loppukeskusteluun, jolloin puhuja vastaa niihin yhdellä kertaa ilman, että esityksen rytmi katkeaa.

Jälkityöt kannattaa päättää jo ennen lähetystä. Tallenne, osallistujille lähtevä viesti ja mahdolliset materiaalit tarvitsevat omistajan. Me voimme koordinoida nämä tehtävät osana webinaarin taustatukea. Näin sinun ei tarvitse avata uutta tehtävälistaa heti tilaisuuden päätyttyä. Jos hallinnollisia asioita kertyy myös muualta, 100 + 1 asiaa, jotka voit ulkoistaa antaa ideoita työnjaon selkeyttämiseen.

Jatkuva asiainselvittäjä tuo varmuutta toistuviin tilaisuuksiin

Jos järjestät webinaareja toistuvasti, samat valmistelutehtävät palaavat kalenteriin: osallistujaviestit, alustojen asetukset, materiaalien kerääminen ja jälkitoimet. Jatkuva kumppanuus kokoaa nämä tehtävät yhden yhteyshenkilön hoidettaviksi. Oma asiainselvittäjä -palvelussa hoidamme sovittuja asioita ja kokoamme tarvittaessa oikeat tekijät työn tueksi. Palvelu alkaa 690 € + alv kuukaudessa.

Kaikki yhteistyömme alkavat kuukauden koeajalla. Sen aikana kumpi tahansa osapuoli voi päättää yhteistyön heti, jos työskentely ei vastaa odotuksia. Voit aloittaa myös yksittäisestä webinaarista ja sopia laajemmasta avusta myöhemmin. Jatkuvan asiainselvittäjän hyödyistä voit lukea lisää, jos haluat siirtää muitakin toistuvia tehtäviä pois omalta työpöydältäsi.