Webinaarin järjestäjän muistilista: mitä tapahtuu ennen lähetystä, sen aikana ja jälkeen?

Webinaarin järjestäjän muistilista auttaa pitämään valmistelun, lähetyksen ja jälkityöt hallinnassa. Onnistunut tilaisuus tarvitsee muutakin kuin toimivan esityksen: osallistujien on saatava oikeat tiedot, puhujien on päästävä rauhassa ääneen ja tilaisuuden jälkeen kiinnostus on ohjattava seuraavaan vaiheeseen. Me hoidamme webinaarin taustatukea, jotta sinä voit käyttää aikasi aiheeseen, puhujiin ja keskusteluun.

Webinaarin järjestäjän muistilista alkaa selkeistä vastuista

Aloita määrittämällä webinaarin tavoite ja osallistujan seuraava askel. Ilmoittautuminen, vahvistusviesti, osallistumislinkki ja muistutus tarvitsevat yhdenmukaisen sisällön. Samalla sovitaan, kuka vastaa puhujien materiaalista, tekniikasta ja osallistujien kysymyksistä. Jos esimerkiksi kahden puhujan tilaisuudessa kumpikin viimeistelee oman esityksensä eri aikaan, yhteinen aikataulu ehkäisee tilanteen, jossa dioja tai kirjautumistietoja etsitään juuri ennen aloitusta.

Valmisteluun kuuluu myös läpikäynti, jossa tarkistetaan ääni, kuva, esitysten jako ja puhujien etenemisjärjestys. Me voimme koordinoida nämä vaiheet sekä huolehtia osallistujaviestinnän käytännöistä. Hallinnollisia tehtäviä kannattaa arvioida myös laajemmin: 100 + 1 asiaa, jotka voit ulkoistaa, auttaa tunnistamaan työpöydältä siirrettäviä kokonaisuuksia.

Kun taustatyö on hallinnassa, puhuja voi keskittyä yleisöönsä.

Lähetyksen aikana osallistuja tarvitsee sujuvan palvelun

Webinaarin alkaessa puhujan tehtävä on kohdata yleisö. Taustalla joku seuraa osallistujien pääsyä tilaisuuteen, chatia ja käytännön kysymyksiä. Me hoidamme tarvittaessa tekniikan, osallistujat ja chatin, jolloin puhuja voi keskittyä esitykseensä. Jos chatissa kysytään esimerkiksi tallenteesta tai esitysmateriaalista, vastaus saadaan osallistujalle oikeaan aikaan ilman, että puheenvuoro katkeaa.

Pidä aikataulu näkyvissä myös lähetyksen aikana. Kuudenkymmenen minuutin tilaisuudessa voit varata noin 45 minuuttia esitykselle ja 15 minuuttia kysymyksille, jos keskustelu palvelee tavoitettasi. Tarkka jako sovitaan sisällön mukaan. Taustatuen tehtävä on seurata kokonaisuutta, muistuttaa sovituista kohdista ja kerätä kysymykset puhujalle selkeään muotoon.

Webinaarin järjestäjän muistilista jatkuu tallenteella ja jälkiviesteillä

Lähetyksen päättyminen ei lopeta osallistujakokemusta. Tallenne, kiitosviesti ja sovittu jatkotoimi kannattaa valmistella jo ennen tilaisuutta. Me voimme huolehtia tallenteesta ja jälkiviesteistä osana webinaarin taustatukea. Näin osallistuja saa sovitun materiaalin, ja sinulle jää selkeä kuva siitä, mitkä kysymykset tai yhteydenotot vaativat jatkoa.

Ulkoista taustatyö, pidä asiantuntijuus omissa käsissäsi

Webinaarin taustatyö sopii ulkoistettavaksi, kun haluat pitää oman tiimisi huomion sisällössä ja osallistujissa. Otamme vastuullemme yksittäisiä tehtäviä tai sovimme laajemmasta kokonaisuudesta tarpeesi mukaan. Jos hallinnolliset tehtävät kasaantuvat myös webinaarien ulkopuolella, tutustu siihen, miten saat sopimukset, laskut ja selvitystehtävät pois yrittäjän työpöydältä, tai selvitä, milloin jatkuva asiainselvittäjä tukee yritystäsi.