Mitä tietoja ulkoiselle kumppanille kannattaa koota ennen tehtävien siirtämistä?

Tehtävien siirtäminen ulkoiselle kumppanille onnistuu ilman pitkää aloitusvaihetta, kun annat meille tehtävän kannalta olennaiset tiedot kerralla. Kokoa ensin lyhyt kuvaus tavoitteesta, nykytilanteesta, määräajoista ja siitä, millaista lopputulosta odotat. Sinun ei tarvitse valmistella täydellistä kansiota, mutta selkeä lähtötilanne säästää aikaa ja pitää vastuut ymmärrettävinä.

Tehtävien siirtäminen ulkoiselle kumppanille alkaa rajauksesta

Kirjaa tehtävä mahdollisimman konkreettisesti: mitä pitää saada selville, hoitaa tai päättää, ja mikä asia odottaa tällä hetkellä työpöydälläsi. Kerro myös, mikä tehtävän käynnisti. Jos esimerkiksi haluat siirtää sopimusten tai laskujen selvittelyä, kuvaa lyhyesti, missä vaiheessa asia on ja mitä olet jo tehnyt. Saat lisää ideoita lähtöaineiston kokoamiseen ulkoistettavien tehtävien listasta.

Aikataulu kannattaa kertoa heti, vaikka päivämäärä olisi vasta toive. Mainitse, liittyykö tehtävään tuleva tapaaminen, sopimuksen päättymispäivä, laskun eräpäivä tai muu päätöspiste. Laskuihin liittyvässä työssä auttaa, jos toimitat laskun, mahdollisen sopimuksen, aiemman yhteydenpidon ja kuvauksen siitä, mitä haluat selvittää. Laskutusprosessin pullonkaulojen tunnistaminen auttaa rajaamaan työn.

Hyvin koottu lähtöaineisto muuttaa epäselvän asian selkeäksi toimeksiannoksi.

Tehtävien ulkoistaminen helpottuu, kun aineisto on käyttökelpoista

Toimita asiakirjat sellaisessa muodossa, että niiden sisältöä voi käsitellä ilman tulkintatyötä. Sopimuksesta tarvitaan usein koko asiakirja liitteineen, ei vain yksittäinen kohta. Kilpailutusta varten taas auttaa tieto nykyisestä ratkaisusta, voimassa olevista sopimuksista, tarpeista ja päätöksentekijöistä. Jos aineistossa on puutteita, kerro se suoraan. Silloin osaamme suunnata selvityksen oikeaan kohtaan.

Nimeä henkilö, joka tuntee asian taustan ja voi vastata tarkentaviin kysymyksiin. Ilmoita samalla, kuka tekee lopulliset päätökset ja keneltä tarvitsemme hyväksynnän ennen etenemistä. Yksi selkeä yhteyshenkilö estää tilanteen, jossa samaa asiaa selvitetään useasta suunnasta. Keskeneräisten asioiden hallintaan saat mallia artikkelista toimiva tapa hoitaa keskeneräiset asiat.

Anna selvitystyölle päätöksen kannalta tärkeät rajat

Kerro, millä perusteilla arvioit vaihtoehtoja. Palvelun hinta voi olla yksi tekijä, mutta päätökseen voivat vaikuttaa myös sopimusehdot, käyttöönoton työmäärä, yhteensopivuus nykyisten työkalujen kanssa tai yhteydenpidon sujuvuus. Jos kaksi vaihtoehtoa näyttää samalta hinnaltaan, esimerkiksi 500 euroa kuukaudessa, sopimuksen sisältö ja irtisanomisehdot voivat ratkaista valinnan. Me kokoamme selvityksen päätöksesi tueksi.

Tehtävien siirtäminen ulkoiselle kumppanille toimii parhaiten, kun kerrot myös sen, mistä emme saa päättää puolestasi. Voit antaa meille tehtäväksi vaihtoehtojen kartoittamisen, yhteydenpidon koordinoinnin ja aineiston kokoamisen, kun taas yrityksesi päättää valinnasta. Hoidamme yksittäisiä tehtäviä ja laajempia kokonaisuuksia tarpeesi mukaan. Yhteistyö alkaa kuukauden koeajalla, joten pääset testaamaan, sopiiko toimintatapamme yrityksesi arkeen.