Näin rakennat yritykselle toimivan tavan hoitaa keskeneräiset asiat

Keskeneräisten asioiden hallinta alkaa siitä, että kaikki avoimet selvitykset, yhteydenotot ja päätöstä odottavat asiat löytyvät samasta paikasta. Kun tiedät, kuka tekee seuraavan toimenpiteen ja milloin asiaan palataan, työpäivä ei katkea jatkuviin muistamisiin. Rakennamme yrityksellesi selkeän tavan viedä asioita eteenpäin ja otamme tarvittaessa vastuullemme yksittäisiä tehtäviä tai laajempia kokonaisuuksia.

Keskeneräisten asioiden hallinta alkaa yhdestä työjonosta

Kerää ensin samaan työjonoon sopimusluonnokset, avoimet laskukysymykset, toimittajilta odottavat vastaukset, ohjelmistoselvitykset ja asiakkaiden yhteydenotot. Kirjaa jokaisesta asiasta lyhyt tavoite, seuraava toimenpide, vastuuhenkilö ja sovittu tarkistuspäivä. Pelkkä merkintä ”selvitä vakuutus” jää helposti roikkumaan. Muoto ”pyydä kaksi vaihtoehtoa ja kokoa vertailu perjantaihin mennessä” kertoo, mitä pitää tehdä ja milloin.

Kuvittele, että työjonossa on 12 avointa asiaa. Jos yrittäjä käyttää kymmenen minuuttia päivässä siihen, että muistaa niiden tilanteen ja etsii viimeisimmät viestit, aikaa kuluu viikossa lähes tunti. Kun tilanteet ovat koottuna, seuranta muuttuu nopeaksi katsaukseksi. Samalla näet, mikä asia odottaa omaa päätöstäsi, mikä ulkopuolisen vastausta ja mikä voidaan siirtää heti eteenpäin.

Selkeä työjono tekee jokaisesta keskeneräisestä asiasta seuraavan toimenpiteen.

Nimeä vastuu ja seuraava askel jokaiseen asiaan

Yhden asian ei pidä kuulua epämääräisesti ”meille”. Nimeä sille omistaja, vaikka tehtävää hoitaisi useampi henkilö. Omistaja pitää tilanteen näkyvissä, pyytää puuttuvat tiedot ja varmistaa, että seuraava vaihe tapahtuu. Päätöstä vaativaan asiaan kannattaa kirjata myös päätöksentekijä. Silloin selvitys ei jää odottamaan, koska kukaan ei tiedä, keneltä hyväksyntä tarvitaan.

Selkeä vastuunjako helpottaa myös ulkoistamista. Voimme selvittää vaihtoehtoja, kilpailuttaa palveluja, koota vertailun ja koordinoida asiantuntijoiden työtä, kun sovimme toimeksiannon tavoitteesta. Sinä säilytät päätösvallan, mutta sinun ei tarvitse käyttää aikaa muistutteluun, taustatietojen etsimiseen tai työn etenemisen kokoamiseen. Sopimusten, laskujen ja selvitystehtävien ulkoistaminen vapauttaa aikaa omaan ydintyöhösi.

Keskeneräisten asioiden hallinta tarvitsee säännöllisen seurannan

Varaa kalenteriin toistuva hetki työjonon läpikäyntiin. Käy silloin läpi vain neljä kysymystä: mikä on edennyt, mikä odottaa vastausta, mikä vaatii päätöksen ja mikä voidaan päättää. Jos asia ei ole liikkunut sovittuun päivään mennessä, vastuuhenkilö ottaa yhteyttä seuraavaan tekijään. Tällä rytmillä pienetkin asiat pysyvät liikkeessä ilman, että ne palaavat mieleen iltaisin tai keskeyttävät asiakastyön.

Seurannan arvo näkyy erityisesti kasvussa. Uusi työntekijä, järjestelmä tai palvelusopimus tuo mukanaan useita päätöksiä ja yhteydenottoja. Yksi koottu toimintatapa pitää kokonaisuuden hallinnassa, vaikka tehtäviä tulee lisää. Jos haluat tunnistaa ensimmäiset siirrettävät tehtävät, lue miten tunnistat hallinnolliset tehtävät, jotka kannattaa ulkoistaa ensin.

Siirrä selvitystyö meille, kun työjono kasvaa

Kaikkea ei tarvitse hoitaa itse. Otamme vastuullemme hallinnollisia ja operatiivisia tehtäviä, kuten sopimuksiin, laskutukseen, työkaluihin ja palveluvertailuihin liittyviä selvityksiä. Etsimme tarvittaessa erityisosaamista vaativan tekijän ja koordinoimme työn etenemistä. Jatkuvassa Oma asiainselvittäjä -kumppanuudessa yksi henkilö ottaa vastuuta asioiden hoitamisesta, jolloin sinun ei tarvitse rakentaa jokaiseen tehtävään uutta toimintamallia.

Yhteistyö rakennetaan tarpeesi mukaan, ja se alkaa kuukauden koeajalla. Voit antaa meille yhden keskeneräisen asian tai sopia jatkuvasta tavasta pitää työjono hallinnassa. Saat myös sähköpostitse ladattavan 100 + 1 asiaa, jotka voit ulkoistaa -listan, jos haluat löytää omasta arjestasi tehtäviä, jotka kannattaa siirtää eteenpäin.